賃貸マンションのオーナーにマイナンバー提供をお願いする文書の雛形

賃貸マンションを法人契約したのだが、マンションのオーナー(大家・賃貸人)が個人の場合、オーナーのマイナンバー(個人番号)が必要となる。
管理会社に確認したところ、オーナーに提出する書類が必要だというので、作成してみた。

なぜ、オーナーのマイナンバーが必要か?

平成28年1月から社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)の運用が開始されたことから、税務署に提出する支払調書に支払を受ける方の個人番号(マイナンバー)の記載が求められることになった。

但し、これは賃借人が「法人」、賃貸人が「個人」のケースのみ。
それ以外のケースではマイナンバーは今のところ、必要とされていない。

今回の契約はまさに、マイナンバーが必要とされるケースに当てはまった。

オーナーにマイナンバーを提供してもらう方法

個人番号のご提供には2通りの方法がある。

①管理画面で直接、入力して頂く方法
②書類にてご提供して頂く方法

②の書類での提供は、マイナンバーが他人にさらされるので、まず望めないだろう。

①に関しては、PCが必要となるので、年配のオーナーはどうか?

オーナーがマイナンバーを提供しなくても罰則はないので、「面倒なので提供しない」と拒否される可能性は大。
管理会社の担当者も言っていた。

そうなった場合、こちらは困った事態に陥るが、今のところ、救済措置がとられている。

即ち、大家(管理会社)とのやりとりを記録し、マイナンバーの取得に努力したが、大家の拒否で入手できなかったという経緯を残すというもの。

いずれにしても、大家に提出書類は必要。
前回、書類を作成したが、枚数が多くなってしまった為、上記①と②の方法を1枚の文書にまとめてみた。
前回の記事⇒賃貸物件の法人契約で賃貸人(大家・オーナー)のマイナンバーが必要なケースとは?

賃貸マンションのオーナーにマイナンバー提供をお願いする文書(雛形)

顧問税理士から頂いた「書面による個人番号の提供のお願い」文書をアレンジした。

平成29年○月○日
〒○○○-○○○○
(賃貸人の住所)
(賃貸人名)様

個人番号のご提供について(お願い)

拝啓 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

この度、(賃貸人名)様所有の(マンション名) ○○号を法人契約させて頂きました(会社名)と申します。

さて、平成28年1月から社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)の運用が開始されたことから、税務署に提出する支払調書に支払を受ける方の個人番号(マイナンバー)の記載が求められることになりました。

つきましては、弊社では、税務署へ提出する支払調書を作成するため、貴殿の個人番号を使用させていただきます。

制度については、内閣官房・内閣府・国税庁が告知しております文面「不動産の売主・貸主のみなさまへ」をご参照頂ければ幸いです。(添付しております。)

個人番号のご提供には2通りの方法がございます。
①管理画面で直接、入力して頂く方法
②書類にてご提供して頂く方法

大変お手数ではございますが、どちらかの方法にて個人番号のご提供をお願い致します。

何卒、ご理解とご協力の程、お願い申し上げます。

[マイナンバーご提供方法]

①直接入力による個人番号のご提供

添付のファイル「ログイン用URL」からIDと仮パスワードを入力し、規約に同意の後に本パスワードに変更をお願いします。(本パスワードは英数字を8文字以上組み合わせたものでお願いいたします)

本パスワードに変更後、届きました12桁のマイナンバーを入力する画面となりますので入力後に保存をして完了となります。

②書面での個人番号の提供

大変お手数ではございますが個人番号及び身元確認の確認作業が必要となりますので、次の書類のご提出をお願いいたします。
1 「通知カード」もしくは「個人番号が記載された住民票」をお持ちの場合は、同カードもしくは同住民票及び身分証明書のコピーのご提出をお願いいたします。
2 「個人番号カード」をお持ちの場合は、同カードのコピー(表面及び裏面)のご提出をお願いいたします。

ご提供いただきました個人番号等につきましては、法令に即した安全管理措置のもと適切に管理・保管し、支払調書作成事務(支払調書の作成及び税務署への提出)以外の用途には使用いたしません。法定で定められている保管期間が過ぎたものにつきましてはシュレッダーで裁断処理の上、廃棄いたします。
敬具
のりづけ

1 の場合
a 通知カードの表面もしくは住民票のコピーと
b 運転免許証又はパスポートなどの写真付身分証明書のコピー
もしくは
c 健康保険証、年金手帳、児童扶養手当証書等、納税証明書、国税等の領収書、印鑑登録証明書等の中から2点のコピー

2 の場合
a 個人番号カードの表面及び裏面のコピー

以上、よろしくお願い申し上げます。

〒○○○-○○○○
(会社の住所)
(会社名)

上記の文書(ファイル)に①のログインURLを記載したファイルと政府が出している「不動産の売主・貸主のみなさまへ」という文面を添付。

結果は、後日、記事にアップの予定です。

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