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「定時社員総会議事録」作成前に決めるべきこと

「事前確定届出給与」の税務署への届出は顧問弁護士に依頼したので、当方で準備するのは、「定時社員総会議事録」のみである。

弊社は合同会社なので「社員」となっているが、株式会社の場合は「株主」となろう。

役員賞与（「事前確定届出給与」）については⇒役員賞与（「事前確定届出給与」）を損金算入する為の手続

「定時社員総会議事録」には、「事前確定届出給与」をいつ、誰に、いくら支給するかを明記しなくてはならない。

そして、それ以前に今期の役員報酬の月額も決めておく必要がある。

「事前確定届出給与」決定に係る「定時社員総会議事録」議事録雛形

これは、「事前確定届出給与」を「定時社員総会」で決定したという証拠になる書類である。

雛形は以下の通り。

定時社員総会議事録

平成○○年○月○日午前○○時、（※会社の住所）本社において､定時社員総会を開催した。

定刻､代表社員　（※氏名）　は議長席に着き開会を宣し、次のとおり本日の出席社員数を報告し､本総会の付議議案の決議に必要な法定数を満たしている旨を述べた。

議決権を有する社員数 　○名

【決議事項】

１．第2期の貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書及び個別注記表承認の件
議長は、当会社の業績を鑑み、第2期の貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書及び個別注記表の承認を提案し、議場に諮ったところ、社員の賛成を得、本案件は、原案どおり承認可決された。

２．社員報酬月額決定の件
議長は、当会社の業績を鑑み、社員報酬月額を平成○年○月分から下記の金額とすることを提案し、議場に諮ったところ、社員の賛成を得、本案件は、原案どおり承認可決された。

（※代表社員名）　月額　　○○円
（※他の社員名）　月額　    ○○円

３．事前確定届出給与の件
議長は、当会社の業績を鑑み、平成○年○月○日に事前確定届出給与を支給することを提案し、議場に諮ったところ、社員の賛成を得、本案件は、原案どおり承認可決された。

尚、事前確定届出給与は各社員報酬月額の○ヶ月分とする。

以上をもって本総会の会議の目的事項はすべて終了したので、議長は午前○時、閉会を宣言した。上記議事の経過及びその結果を明確にするためこの議事録を作成し､議長及び出席社員が次に記名押印する。

平成○年○月○日
○○合同会社（※会社名）　社員総会

議長　代表社員　（※氏名）　（※代表者印）

社員　        （※氏名）　（※印鑑）

［補足］
定時社員総会の前提は、合同会社。
役員は2名で、代表社員が私、家内が社員である。

最後の「社員」印鑑はシャチハタ以外。

用紙の大きさはA4サイズ。
OpenOfficeのWriterで作成。

キャプチャー画像を顧問税理士にメールで送信した。
印鑑は朱肉が赤なのでキャプチャー画像はカラーを選択。

私はCanon PIXUS インクジェット複合機 MP640を使っているのだが、スキャナー機能もついているので便利。

議事録は顧問税理士にチェックを入れてもらうの得策だ。
字の誤りや、必要な項目が抜けると問題が発生する。

• 「役員賞与」は、なぜ損金処理できないのか？
• 「事前確定届出給与」の届出はいつまで？
• 「事前確定届出給与」の金額は？
• 「事前確定届出給与」届出書類と手続き

「役員賞与」は、なぜ損金処理できないのか？

従業員の場合、事前に何の届出をしなくても、夏や冬に賞与（ボーナス）を支給した場合、損金算入できますが、役員の場合、支給はできますが、損金扱いができません。

損金扱いできないということは経費扱いにできないので、その分、法人が掛かってきます。

なぜ、「役員賞与」が何故、損金処理できないのか？

それは、利益を調整することになるからです。

期末に利益が出ているので、「役員賞与」を支給し、それが損金処理できるとなると、法人税が減ります。
国税局としては税収が減るので認められないというわけです。

「事前確定届出給与」は事前に届出をすると、損金処理ができます。

「事前確定届出給与」の届出はいつまで？

顧問税理士に確認すると、期首の1ヶ月以内に「定時社員総会」を開催し
、議事録を作成します。

「事前確定届出給与」の届出は「定時社員総会」から1か月以内です。

弊社の場合は、9月が決算月、10月31日に「定時社員総会」開催、11月中に「事前確定届出給与」の届出を税務署に提出、というスケジュールです。

「事前確定届出給与」の金額は？

「事前確定届出給与」は金額を決めた以上、100％支払うか、全く支給しないかのどちらかです。

利益が思ったほど出なかったので50％だけ払った場合、全額、損金として認められないので注意が必要です。

それなら全く支給しないという選択もありですが、これは避けた方がよいですね。

では、「未払金」で処理してはどうか、ということになりますが、これは認められないようです。

「事前」に「確定」した「給与」なので、必ず支給するが原則のようです。

「事前確定届出給与」の金額はこれを踏まえて決める必要があります。

「事前確定届出給与」は報酬なので、当然、社会保険料、所得税の対象になります。

月額報酬を10万円、「事前確定届出給与」を1080万円にすると、社会保険料がかなり節約になります。

問題は1080万円の妥当性が問われることになると思います。

さらに、退職金は通常、月額報酬×年数×功績倍率で決める事が多いので、この例では月額報酬10万円となり、退職金を多く望めません。

「事前確定届出給与」をいくらにするかは悩ましいところですね。

私の場合、税金はなるべく抑えたい。
2期を経験したが、利益が出た。
今後も売上は伸びるはず。
かと言って、月額報酬を上げ過ぎると社会保険料等も上がる。
所得税も抑えたい。
一度、「事前確定届出給与」の手続きを経験したい。

と言った理由で、報酬月額の0.5ヶ月分にしました。

「事前確定届出給与」届出書類と手続き

「事前確定届出給与」の届出は税務署に行います。
必要書類を準備し、税務署に出向く必要があります。

今回、時間の余裕もなく、必要書類も分からないので顧問税理士さんにお願いしました。
顧問税理士さんは電子申告なので早いです。
費用は5000円でした。

電子申告の書類内容は以下の通りです。
・電子申告及び申請・届出による添付書類送付書
・事前確定届出給与に関する届出書
・付表（事前確定届出給与等の状況）※役員分
・定時社員総会議事録⇒事前確定届出給与決定の「定時社員総会議事録」雛形はこちら