事前確定届出給与決定の「定時社員総会議事録」雛形

役員賞与(「事前確定届出給与」)を支給するには、税務署に届出が必要だ。提出書類には「事前確定届出給与」を決定した「定時社員総会議事録」が必須。
「定時社員総会議事録」は顧問税理士に相談して作成した。
弊社(合同会社)が作成した「定時社員総会議事録」を元に雛形を公開します。ご参考までに。

「定時社員総会議事録」作成前に決めるべきこと

「事前確定届出給与」の税務署への届出は顧問弁護士に依頼したので、当方で準備するのは、「定時社員総会議事録」のみである。

弊社は合同会社なので「社員」となっているが、株式会社の場合は「株主」となろう。

役員賞与(「事前確定届出給与」)については⇒役員賞与(「事前確定届出給与」)を損金算入する為の手続

「定時社員総会議事録」には、「事前確定届出給与」をいつ、誰に、いくら支給するかを明記しなくてはならない。

そして、それ以前に今期の役員報酬の月額も決めておく必要がある。

「事前確定届出給与」決定に係る「定時社員総会議事録」議事録雛形

これは、「事前確定届出給与」を「定時社員総会」で決定したという証拠になる書類である。

雛形は以下の通り。

定時社員総会議事録

平成○○年○月○日午前○○時、(※会社の住所)本社において、定時社員総会を開催した。

定刻、代表社員 (※氏名) は議長席に着き開会を宣し、次のとおり本日の出席社員数を報告し、本総会の付議議案の決議に必要な法定数を満たしている旨を述べた。

議決権を有する社員数  ○名

【決議事項】

1.第2期の貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書及び個別注記表承認の件
議長は、当会社の業績を鑑み、第2期の貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書及び個別注記表の承認を提案し、議場に諮ったところ、社員の賛成を得、本案件は、原案どおり承認可決された。

2.社員報酬月額決定の件
議長は、当会社の業績を鑑み、社員報酬月額を平成○年○月分から下記の金額とすることを提案し、議場に諮ったところ、社員の賛成を得、本案件は、原案どおり承認可決された。

(※代表社員名) 月額  ○○円
(※他の社員名) 月額     ○○円

3.事前確定届出給与の件
議長は、当会社の業績を鑑み、平成○年○月○日に事前確定届出給与を支給することを提案し、議場に諮ったところ、社員の賛成を得、本案件は、原案どおり承認可決された。

尚、事前確定届出給与は各社員報酬月額の○ヶ月分とする。

以上をもって本総会の会議の目的事項はすべて終了したので、議長は午前○時、閉会を宣言した。上記議事の経過及びその結果を明確にするためこの議事録を作成し、議長及び出席社員が次に記名押印する。

平成○年○月○日
○○合同会社(※会社名) 社員総会

議長 代表社員 (※氏名) (※代表者印)

社員         (※氏名) (※印鑑)

[補足]
定時社員総会の前提は、合同会社。
役員は2名で、代表社員が私、家内が社員である。

最後の「社員」印鑑はシャチハタ以外。

用紙の大きさはA4サイズ。
OpenOfficeのWriterで作成。

キャプチャー画像を顧問税理士にメールで送信した。
印鑑は朱肉が赤なのでキャプチャー画像はカラーを選択。

私はCanon PIXUS インクジェット複合機 MP640を使っているのだが、スキャナー機能もついているので便利。

議事録は顧問税理士にチェックを入れてもらうの得策だ。
字の誤りや、必要な項目が抜けると問題が発生する。

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